Monitoração administrativa do contrato

Atualizado em 20/12/07 22:15:06
Monitoração administrativa: foco na legalidade, na efetividade e na economicidade
1A monitoração administrativa do contrato é a atividade a cargo da área administrativa, com apoio do fiscalizador na área de TI, que provê a garantia de que o contrato em execução: • atende ao objeto contratual (eficácia); • consome a menor quantidade possível de recursos (eficiência); • atende integralmente à legislação em vigor (legalidade); • atinge os objetivos da contratação e contribui suficientemente para a obtenção dos benefícios pretendidos (efetividade); • promove o melhor balanço custo/benefício possível, considerado o contexto em que se insere (economicidade) (1).

Cuidados na monitoração administrativa
2Na monitoração administrativa, devem ser verificados os seguintes aspectos, entre outros:
• aspectos trabalhistas, tais como: regularidade no recolhimento dos encargos trabalhistas e previdenciários; presença do preposto do contratado e inexistência de subordinação direta ou de pessoalidade/habitualidade indevida; inexistência de desvio de função dos empregados do contratado; inexistência de qualquer tipo de ingerência administrativa da Administração sobre o contratado (2);
• aspectos fiscais, como a regularidade regularidade cadastral junto à Fazenda Pública;
• manutenção das condições habilitatórias e técnicas obrigatórias ou pontuadas, e cumprimento da proposta técnica (3);
• atendimento aos normativos internos;
• verificação da continuidade da vantajosidade da contratação, em periodicidade considerada suficiente (anualmente, por exemplo) e segundo método de avaliação adequado.
3Nos contratos de prestação de serviços em que empregados da contratada laboram regularmente nas dependências do contratante, a manutenção do contrato e a realização dos pagamentos são vinculadas à comprovação, pela contratada, do recolhimento das contribuições sociais relativas a cada um desses empregados especificamente (4).

A participação da área de TI na monitoração administrativa
4Cabe ao fiscalizador na área de TI prestar o devido apoio à área administrativa com os seguintes procedimentos:
• encaminhamento das demandas de serviços ao contratado sob registro;
• registros de todas as ocorrências da contratação (5);
• avaliação dos serviços prestados sob os aspectos da quantidade e da qualidade, em conformidade com o estabelecido em contrato (6);
• recebimento provisório com emissão de termo de recebimento circunstanciado;
• encaminhamento de propostas de glosa ou apenação, quando necessário (7);
• sugestão de encerramento do contrato ou renegociação de preço para baixo quando necessário.

Rastreabilidade da participação da área de TI monitoração administrativa
5Toda colaboração da área de TI no processo de monitoração administrativa deve ser formalmente registrado para fins de exame pelas instâncias de controle (8).

Fundamentação:
Os seguintes modelos de referência podem ser úteis para compreensão do tópico em tela:
HEFLEY, William E.; LOESCHE, Ethel A. The eSourcing Capability Model for Client Organizations (eSCM-CL); Model Overview, v 1.1, Part1.
• mgt03.Delivery.CL2: (Procedure) Establish and implement procedures for financial management of the sourced services.
• mgt04.Delivery.CL2: (Procedure) Establish and implement procedures for management of agreements governing the sourced services.
• mgt09.Delivery.CL3: (Guideline) Establish and implement guidelines to collect and analyze stakeholder inputs and feedback.
• mgt10.Delivery.CL3: (Procedure) Establish and implement procedures for performing value analysis of the sourced service.
• mgt11.Delivery.CL2: (Procedure) Establish and implement procedures for making decisions about continuing the sourced service.
ITGI. Information Technology Governance Institute COBIT - Control Objectives for Information and related Technology.
• p.106 DS2 Manage Third-party Services.
• p.158 ME2.6 Internal Control at Third Parties. Assess the status of external service providers’ internal controls. Confirm that external service providers comply with legal and regulatory requirements and contractual obligations.
SOFTEX. Sociedade para Promoção da Excelência do Software Brasileiro. MPS.BR - Melhoria de Processo do Software Brasileiro – Guia de Aquisição v 1.1.
• 4Ace-a3. manter conformidade com o contrato


1
 
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988.
• Art. 37, caput e XXI) A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte: [...] XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.
• Art. 70) A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder.
• Art. 74, I e II) Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado;
BRASIL. Lei n° 10.180, de 6 de fevereiro de 2001.
• Art. 7º, III) Compete às unidades responsáveis pelas atividades de planejamento: [...] III - acompanhar física e financeiramente os planos e programas referidos nos incisos I e II deste artigo, bem como avaliá-los, quanto à eficácia e efetividade, com vistas a subsidiar o processo de alocação de recursos públicos, a política de gastos e a coordenação das ações do governo;
BRASIL. Decreto n° 5.378 de 23 de fevereiro de 2005.
• Art. 2°) O GESPÚBLICA deverá contemplar a formulação e implementação de medidas integradas em agenda de transformações da gestão, necessárias à promoção dos resultados preconizados no plano plurianual, à consolidação da administração pública profissional voltada ao interesse do cidadão e à aplicação de instrumentos e abordagens gerenciais, que objetivem: I - eliminar o déficit institucional, visando ao integral atendimento das competências constitucionais do Poder Executivo Federal; II - promover a governança, aumentando a capacidade de formulação, implementação e avaliação das políticas públicas; III - promover a eficiência, por meio de melhor aproveitamento dos recursos, relativamente aos resultados da ação pública; IV - assegurar a eficácia e efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; e V - promover a gestão democrática, participativa, transparente e ética.
BRASIL. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Instrumento para avaliação da gestão pública - ciclo 2007.
• p.55 Efetividade social - critério de avaliação que procura dar conta dos resultados, tanto econômicos quanto sociais, da política pública. Refere-se aos resultados objetivos e práticos da política nos setores sociais visados, pois envolve indicadores de caráter macrossocial. A interação de uma política pública com outras políticas, voltadas para a mesma clientela ou com objetivos macrossociais convergentes, pode ser um indicador do nível de efetividade social da política em foco.

2
 
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 68) O contratado deverá manter preposto, aceito pela Administração, no local da obra ou serviço, para representá-lo na execução do contrato.
• Art. 71) O contratado é responsável pelos encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais e comerciais resultantes da execução do contrato. § 1º A inadimplência do contratado, com referência aos encargos trabalhistas, fiscais e comerciais não transfere à Administração Pública a responsabilidade por seu pagamento, nem poderá onerar o objeto do contrato ou restringir a regularização e o uso das obras e edificações, inclusive perante o Registro de Imóveis. (Redação dada pela Lei nº 9.032, de 1995) § 2º A Administração Pública responde solidariamente com o contratado pelos encargos previdenciários resultantes da execução do contrato, nos termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991. (Redação dada pela Lei nº 9.032, de 1995)
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.558/2003-TCU-Plenário.
• 9.3.3. cumpra fielmente as cláusulas pactuadas nos contratos, evitando solicitar que os empregados das empresas contratadas venham a executar atividades não previstas na respectiva avença, de modo a dar atendimento às disposições contidas no art. 66 da Lei n° 8.666/93;
• 9.3.7. assegure a observância aos princípios constitucionais da impessoalidade e da moralidade, impedindo qualquer forma de interferência do Ministério, ou de seus servidores, no gerenciamento dos recursos humanos pertencentes a empresas que prestam serviços terceirizados, em especial, no tocante à indicação dos empregados que devem ser contratados por tais empresas para prestarem serviços no âdo Ministério;
• 9.4.1.5. disponibilização de técnicos da empresa Poliedro Informática, Consultoria e Serviços Ltda. para prestar serviços à Agência Nacional do Cinema - Ancine em desacordo com os termos do Contrato n° 17/98, do projeto básico e do Edital de Licitação n° 01/97, bem assim com os arts. 2° e 60, parágrafo único, da Lei n° 8.666/93;
• 9.4.1.7. ingerência da Administração na escolha dos técnicos da empresa Poliedro Informática, Consultoria e Serviços Ltda. para a prestação de serviços no MDIC, em desrespeito aos princípios constitucionais da impessoalidade e da moralidade;
• 9.6. enviar, ao Ministério Público do Trabalho e à Delegacia Regional do Trabalho do Distrito Federal para as providências cabíveis em face da possibilidade de tentativa de ocultação do vínculo trabalhista existente entre a empresa Poliedro Informática, Consultoria e Serviços Ltda., contratada pelo Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior - MDIC mediante o Contrato n° 17/98, e seus empregados alocados à execução daquele contrato, conforme descrito no item 4.2.4 do relatório de auditoria, cópia da peça denunciatória e dos respectivos documentos anexos, constantes a fls. 01/44 do TC 006.533/2003-0; dos documentos de fls. 76/79 e 112 do vol. principal, de fls. 424/433 do Anexo II, de fls. 527/535 e de fls. 548/555 do Anexo III; da presente deliberação, bem como do Relatório e do Voto que a fundamentam, mantido o sigilo quanto à pessoa do denunciante;
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 2.023/2005-TCU-Plenário.
• 9.1.10. não interfira na gestão de recursos humanos de empresas contratadas, abstendo-se de participar da seleção de pessoal terceirizado e/ou indicar nominalmente profissionais, conforme entendimento contido no item 9.3.7 do Acórdão 1558/2003 - Plenário - TCU (item 2.6 do relatório de auditoria);

3
 
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.558/2003-TCU-Plenário.
• 9.4.1.4. descumprimento, pela Administração, de disposições contidas no projeto básico e no Contrato n° 17/98 ao realizar pagamentos pela execução de atividades por profissionais da empresa contratada com qualificação técnica inferior àquela avençada, em desrespeito aos arts. 54, § 1°, e 66 da Lei n° 8.666/93;
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 310/2006-TCU-Plenário.
• 9.2.2. após o encaminhamento das informações acima, realize a citação dos responsáveis em razão do superfaturamento observado nos contratos nºs 250.2.078/01-8 e 250.2.092/00-4, uma vez que os valores efetivamente pagos a título de mão-de-obra no âmbito desses contratos foram inferiores àqueles contidos no demonstrativo de formação de preços (contrato nº 250.2.078/01-8) e no demonstrativo de composição do orçamento detalhado (contrato nº 250.2.092/00-4), aos quais estavam vinculadas as empresas contratadas;

4
 
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.558/2003-TCU-Plenário.
• 9.3.6. em observância ao art. 195, § 3º, da CF, ao art. 55, inciso XIII, da Lei nº 8.666/93, ao entendimento firmado na Decisão/TCU nº 705/1994-Plenário e ao parágrafo segundo da cláusula quinta do Contrato nº 17/98, somente efetue os pagamentos relativos ao Contrato n° 17/98 após a comprovação, pela contratada, do recolhimento das contribuições sociais correspondentes aos empregados que prestam serviços no Ministério, fazendo o mesmo em relação aos demais contratos de prestação de serviços;
• 9.4.1.6. manutenção do ajuste e realização de pagamentos relativos ao Contrato n° 17/98 sem a comprovação, pela contratada, do recolhimento das contribuições sociais correspondentes aos empregados que prestam serviços no MDIC, em inobservância ao art. 195, § 3º, da CF, ao art. 55, inciso XIII, da Lei nº 8.666/93 e ao entendimento firmado na Decisão/TCU nº 705/1994-Plenário;

5
 
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 70) O contratado é responsável pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros, decorrentes de sua culpa ou dolo na execução do contrato, não excluindo ou reduzindo essa responsabilidade a fiscalização ou o acompanhamento pelo órgão interessado.

6
 
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 69) O contratado é obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados.

7
 
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.558/2003-TCU-Plenário.
• 9.3.5. proceda à avaliação e ao cálculo dos eventuais prejuízos decorrentes do fato de o órgão ter recebido serviços de profissionais de nível médio no âmbito do Contrato nº 17/98 e de ter, em contrapartida, pago à empresa Poliedro Informática, Consultoria e Serviços Ltda. valores relativos a profissionais de nível superior, adotando as medidas necessárias para obter a devolução ou a compensação dos valores que venham a ser considerados como indevidamente pagos;

8
 
BRASIL. Lei nº 9.784 , de 29 de janeiro de 1999.
• Art. 2º) A Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos princípios da legalidade, finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.
• Art. 50) Os atos administrativos deverão ser motivados, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, quando: I - neguem, limitem ou afetem direitos ou interesses; II - imponham ou agravem deveres, encargos ou sanções; [...] IV - dispensem ou declarem a inexigibilidade de processo licitatório; V - decidam recursos administrativos; VI - decorram de reexame de ofício; VII - deixem de aplicar jurisprudência firmada sobre a questão ou discrepem de pareceres, laudos, propostas e relatórios oficiais; VIII - importem anulação, revogação, suspensão ou convalidação de ato administrativo. § 1º A motivação deve ser explícita, clara e congruente, podendo consistir em declaração de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, informações, decisões ou propostas, que, neste caso, serão parte integrante do ato. § 2º Na solução de vários assuntos da mesma natureza, pode ser utilizado meio mecânico que reproduza os fundamentos das decisões, desde que não prejudique direito ou garantia dos interessados. § 3º A motivação das decisões de órgãos colegiados e comissões ou de decisões orais constará da respectiva ata ou de termo escrito.
BRASIL. Decreto n° 3.555, de 8 de agosto de 2000.
• Art. 8º) A fase preparatória do pregão observará as seguintes regras: I - a definição do objeto deverá ser precisa, suficiente e clara, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou a realização do fornecimento, devendo estar refletida no termo de referência; II - o termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Administração, diante de orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado, a definição dos métodos, a estratégia de suprimento e o prazo de execução do contrato; III - a autoridade competente ou, por delegação de competência, o ordenador de despesa ou, ainda, o agente encarregado da compra no âmbito da Administração, deverá: a) definir o objeto do certame e o seu valor estimado em planilhas, de forma clara, concisa e objetiva, de acordo com termo de referência elaborado pelo requisitante, em conjunto com a área de compras, obedecidas as especificações praticadas no mercado; b) justificar a necessidade da aquisição; c) estabelecer os critérios de aceitação das propostas, as exigências de habilitação, as sanções administrativas aplicáveis por inadimplemento e as cláusulas do contrato, inclusive com fixação dos prazos e das demais condições essenciais para o fornecimento; e d) designar, dentre os servidores do órgão ou da entidade promotora da licitação, o pregoeiro responsável pelos trabalhos do pregão e a sua equipe de apoio; IV - constarão dos autos a motivação de cada um dos atos especificados no inciso anterior e os indispensáveis elementos técnicos sobre os quais estiverem apoiados, bem como o orçamento estimativo e o cronograma físico-financeiro de desembolso, se for o caso, elaborados pela Administração; e V - para julgamento, será adotado o critério de menor preço, observados os prazos máximos para fornecimento, as especificações técnicas e os parâmetros mínimos de desempenho e de qualidade e as demais condições definidas no edital.
CAIXETA, José Manoel. Os princípios administrativos aplicáveis às licitações públicas - a doutrina dominante e a jurisprudência do Tribunal de Contas da União.
• p.46 Além da judicialidade mencionada pelo administrativista, há que se adiantar que a obediência ao princípio da motivação é imprescindível também à possibilidade de controle pelos órgãos competentes, dentre os quais o TCU. Relativamente às licitações públicas, todos os seus atos devem ser motivados: as razões que levaram à abertura do processo licitatório, a especificação do objeto, a análise de recursos administrativos, a adjudicação. O maior interessado na obediência ao princípio da motivação é o próprio administrador público, especialmente os encarregados de contratar e de compor comissões de licitação.
• p.46 Essa motivação demonstra-se, não poucas vezes, útil ao administrador. Diversas acusações de direcionamento ou favorecimento em licitações ou de irregularidades em contratações sem licitações são facilmente contestadas e perfeitamente explicadas pela motivação. Do contrário, se não tivesse o administrador justificado por que não realizou a licitação, ou por que impôs determinada exigência de qualificação técnica ou econômico-financeira, ou por que exigiu determinada especificação no produto ou serviço, seria sua atitude certamente considerada fraudulenta, e seria o responsável por sua realização punido administrativa e penalmente. Em matéria de motivação ou justificação de licitação, é melhor pecar por excesso do que por omissão. Até porque, excesso de motivação mal nenhum poderá causar a seu responsável (FURTADO, 2001, p. 44-45).