Planejamento da Contratação

Atualizado em 20/12/07 22:14:12
Qual o objetivo do processo de planejamento da contratação?
1O processo de planejamento da contratação destina-se a viabilizar a seleção da alternativa de contratação mais vantajosa para a Administração, em subordinação aos princípios da motivação, da isonomia, da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da eficiência, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo, e às diretrizes de ampliação da competitividade e de garantia do atendimento do interesse público, da finalidade e da segurança da contratação (1).

Como o processo de planejamento da contratação deve ser estruturado para alcançar esse objetivo?
2O planejamento da contratação deve desenvolver os requisitos da contratação, o modelo de prestação de serviços, o objeto da contratação, o modelo de seleção de fornecedores e o modelo de gestão do contrato resultante de modo a garantir a contratação mais vantajosa para a Administração em termos do benefício real que se garante auferir da contratação, frente a seus custos. Todos esses elementos conceituais desenvolvidos devem estar explicitados em documentos (artefatos) que os representem adequadamente nos autos (2).
3Os artefatos da fase de planejamento deverão ser sucessivamente refinados até alcançar o pleno atendimento de seus objetivos e da legislação em vigor, guardando a devida compatibilidade entre os custos e os prazos do planejamento com o valor e a importância do bem ou serviço pretendido e os riscos envolvidos na contratação (3).
4As contratações devem ser precedidas de licitação, exceto nos casos previstos em lei (4). As licitações devem ser planejadas de modo a fazer sobressair a proposta mais vantajosa para a Administração, utilizando sempre o tipo "menor preço", exceto nos casos previstos em lei.

A necessidade de planejar para contratar
5Todas as contratações, inclusive as contratações diretas, devem ser precedidas de planejamento adequado, formalizado no processo de contratação e, quando for o caso, incorporado no Projeto Básico ou Termo de Referência (5).
6O planejamento deve ser realizado de modo a promover a adequada e tempestiva utilização dos recursos orçamentários, evitando-se que, por falta de planejamento, sejam deixadas para o final do exercício as providências necessárias para utilização dos recursos orçamentários, o que cria, artificialmente, situações de emergência e atropelos de prazos legais (6).

Fundamentação:
Os seguintes modelos de referência podem ser úteis para compreensão do tópico em tela:
HEFLEY, William E.; LOESCHE, Ethel A. The eSourcing Capability Model for Client Organizations (eSCM-CL); Model Overview, v 1.1, Part1.
• pln01.Initiation.CL2: (Plan) Establish and implement plans for managing the sourcing project for each sourcing action.
ITGI. Information Technology Governance Institute COBIT - Control Objectives for Information and related Technology.
• p.68 PO10.10 Project Quality Plan. Prepare a quality management plan that describes the project quality system and how it will be implemented. The plan should be formally reviewed and agreed to by all parties concerned and then incorporated into the integrated project plan.
• p.68 PO10.2 Project Management Framework. Establish and maintain a project management framework that defines the scope and boundaries of managing projects, as well as the method to be adopted and applied to each project undertaken. The framework and supporting method should be integrated with the programme management processes.
• p.68-69 PO10 Manage Projects.
• p.69 PO10.11 Project Change Control. Establish a change control system for each project, so all changes to the project baseline (e.g., cost, schedule, scope, quality) are appropriately reviewed, approved and incorporated into the integrated project plan in line with the programme and project governance framework.
• p.69 PO10.12 Project Planning of Assurance Methods. Identify assurance tasks required to support the accreditation of new or modified systems during project planning, and include them in the integrated project plan. The tasks should provide assurance that internal controls and security features meet the defined requirements.
• p.69 PO10.13 Project Performance Measurement, Reporting and Monitoring. Measure project performance against key project performance scope, schedule, quality, cost and risk criteria. Identify any deviations from the plan. Assess the impact of deviations on the project and overall programme, and report results to key stakeholders. Recommend, implement and monitor remedial action, when required, in line with the programme and project governance framework.
• p.78 AI2 Acquire and Maintain Application Software.
• p.90 AI5 Procure IT Resources.
PMI. Project Management Institute. Guia PMBOK.
• 12.2 Planejar contratações: O processo Planejar contratações prepara os documentos necessários para dar suporte ao processo Solicitar respostas de fornecedores e ao processo Selecionar fornecedores.
SYNERGIA. Laboratório de Engenharia de Software e Sistemas. Departamento de Ciência da Computação. Universidade Federal de Minas Gerais - UFMG. PrATIco - Processo para aquisição de produtos e serviços de software para a Administração Pública do Estado de Minas Gerais.
• p.101 .Planejamento
• p.121 ..Preparar a aquisição


1
 
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988.
• Art. 37, XXI) A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte: [...] XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 3º) A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.
• Art. 23, § 1º) As obras, serviços e compras efetuadas pela administração serão divididas em tantas parcelas quantas se comprovarem técnica e economicamente viáveis, procedendo-se à licitação com vistas ao melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no mercado e à ampliação da competitividade, sem perda da economia de escala. (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)
• Art. 23, § 7º) Na compra de bens de natureza divisível e desde que não haja prejuízo para o conjunto ou complexo, é permitida a cotação de quantidade inferior à demandada na licitação, com vistas a ampliação da competitividade, podendo o edital fixar quantitativo mínimo para preservar a economia de escala. (Incluído pela Lei nº 9.648, de 1998)
BRASIL. Lei nº 9.784 , de 29 de janeiro de 1999.
• Art. 2º) A Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos princípios da legalidade, finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.
• Art. 50) Os atos administrativos deverão ser motivados, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, quando: I - neguem, limitem ou afetem direitos ou interesses; II - imponham ou agravem deveres, encargos ou sanções; [...] IV - dispensem ou declarem a inexigibilidade de processo licitatório; V - decidam recursos administrativos; VI - decorram de reexame de ofício; VII - deixem de aplicar jurisprudência firmada sobre a questão ou discrepem de pareceres, laudos, propostas e relatórios oficiais; VIII - importem anulação, revogação, suspensão ou convalidação de ato administrativo. § 1º A motivação deve ser explícita, clara e congruente, podendo consistir em declaração de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, informações, decisões ou propostas, que, neste caso, serão parte integrante do ato. § 2º Na solução de vários assuntos da mesma natureza, pode ser utilizado meio mecânico que reproduza os fundamentos das decisões, desde que não prejudique direito ou garantia dos interessados. § 3º A motivação das decisões de órgãos colegiados e comissões ou de decisões orais constará da respectiva ata ou de termo escrito.
BRASIL. Decreto n° 3.555, de 8 de agosto de 2000.
• Art. 4º do Anexo I) A licitação na modalidade de pregão é juridicamente condicionada aos princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo, bem assim aos princípios correlatos da celeridade, finalidade, razoabilidade, proporcionalidade, competitividade, justo preço, seletividade e comparação objetiva das propostas. Parágrafo único. As normas disciplinadoras da licitação serão sempre interpretadas em favor da ampliação da disputa entre os interessados, desde que não comprometam o interesse da Administração, a finalidade e a segurança da contratação.
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.910/2007-TCU-Plenário.
• 9.2.7. atente para as orientações contidas nos Acórdãos n° 1.094/2004, nº 116/2006 e nº 786/2006, todos do Plenário do TCU, aplicando-as, no que couber, aos editais de licitação destinados à contratação de serviços de informática similares aos ali tratados;

2
 
BRASIL. Decreto n° 2.271, de 7 de julho de 1997.
• Art. 2º) A contratação deverá ser precedida e instruída com plano de trabalho aprovado pela autoridade máxima do órgão ou entidade, ou a quem esta delegar competência, e que conterá, no mínimo: I - justificativa da necessidade dos serviços; II - relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser contratada; III - demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis.
BRASIL. Ministério da Reforma e Administração do Estado. Instrução Normativa n° 18, de 22 de dezembro de 1997.
• 1.1.2. PLANO DE TRABALHO é o documento aprovado pela autoridade competente, que consigna a necessidade de contratação dos serviços, orientando a caracterização do objeto, evidenciando as vantagens para a Administração e sua economicidade, no que couber, e definindo diretrizes para elaboração dos projetos básicos.
BRASIL. Lei nº 9.784 , de 29 de janeiro de 1999.
• Art. 2º) A Administração Pública obedecerá, dentre outros, aos princípios da legalidade, finalidade, motivação, razoabilidade, proporcionalidade, moralidade, ampla defesa, contraditório, segurança jurídica, interesse público e eficiência.
• Art. 50) Os atos administrativos deverão ser motivados, com indicação dos fatos e dos fundamentos jurídicos, quando: I - neguem, limitem ou afetem direitos ou interesses; II - imponham ou agravem deveres, encargos ou sanções; [...] IV - dispensem ou declarem a inexigibilidade de processo licitatório; V - decidam recursos administrativos; VI - decorram de reexame de ofício; VII - deixem de aplicar jurisprudência firmada sobre a questão ou discrepem de pareceres, laudos, propostas e relatórios oficiais; VIII - importem anulação, revogação, suspensão ou convalidação de ato administrativo. § 1º A motivação deve ser explícita, clara e congruente, podendo consistir em declaração de concordância com fundamentos de anteriores pareceres, informações, decisões ou propostas, que, neste caso, serão parte integrante do ato. § 2º Na solução de vários assuntos da mesma natureza, pode ser utilizado meio mecânico que reproduza os fundamentos das decisões, desde que não prejudique direito ou garantia dos interessados. § 3º A motivação das decisões de órgãos colegiados e comissões ou de decisões orais constará da respectiva ata ou de termo escrito.

3
 
BRASIL. Decreto-lei n° 200, de 25 de fevereiro de 1967.
• Art. 14) O trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de processos e supressão de contrôles que se evidenciarem como puramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco.
BRASIL. Decreto n° 2.271, de 7 de julho de 1997.
• Art. 2º) A contratação deverá ser precedida e instruída com plano de trabalho aprovado pela autoridade máxima do órgão ou entidade, ou a quem esta delegar competência, e que conterá, no mínimo: I - justificativa da necessidade dos serviços; II - relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser contratada; III - demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis.
BRASIL. Ministério da Reforma e Administração do Estado. Instrução Normativa n° 18, de 22 de dezembro de 1997.
• 1.1.2. PLANO DE TRABALHO é o documento aprovado pela autoridade competente, que consigna a necessidade de contratação dos serviços, orientando a caracterização do objeto, evidenciando as vantagens para a Administração e sua economicidade, no que couber, e definindo diretrizes para elaboração dos projetos básicos.

4
 
BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988.
• Art. 37, XXI) A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e, também, ao seguinte: [...] XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 45) O julgamento das propostas será objetivo, devendo a Comissão de licitação ou o responsável pelo convite realizá-lo em conformidade com os tipos de licitação, os critérios previamente estabelecidos no ato convocatório e de acordo com os fatores exclusivamente nele referidos, de maneira a possibilitar sua aferição pelos licitantes e pelos órgãos de controle. § 1º Para os efeitos deste artigo, constituem tipos de licitação, exceto na modalidade concurso: (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994) I - a de menor preço - quando o critério de seleção da proposta mais vantajosa para a Administração determinar que será vencedor o licitante que apresentar a proposta de acordo com as especificações do edital ou convite e ofertar o menor preço; II - a de melhor técnica; III - a de técnica e preço. IV - a de maior lance ou oferta - nos casos de alienção de bens ou concessão de direito real de uso. (Incluído pela Lei nº 8.883, de 1994)
• Art. 46, caput) Os tipos de licitação "melhor técnica" ou "técnica e preço" serão utilizados exclusivamente para serviços de natureza predominantemente intelectual, em especial na elaboração de projetos, cálculos, fiscalização, supervisão e gerenciamento e de engenharia consultiva em geral e, em particular, para a elaboração de estudos técnicos preliminares e projetos básicos e executivos, ressalvado o disposto no § 4º do artigo anterior. (Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994)

5
 
BRASIL. Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Art. 7º) As licitações para a execução de obras e para a prestação de serviços obedecerão ao disposto neste artigo e, em particular, à seguinte seqüência: I - projeto básico; II - projeto executivo; III - execução das obras e serviços.
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.521/2003-TCU-Plenário.
• 9.2.2.3. a licitação deve ser precedida de minucioso planejamento, realizado em harmonia com o planejamento estratégico da instituição e com o seu plano diretor de informática, em que fique precisamente definido, dentro dos limites exigidos na Lei nº 8.666/93, os produtos a serem adquiridos, sua quantidade e o prazo para entrega das parcelas, se houver entrega parcelada;
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 1.558/2003-TCU-Plenário.
• 9.3.11. ao proceder a licitação de bens e serviços de informática, elabore previamente minucioso planejamento, realizado em harmonia com o planejamento estratégico da unidade e com o seu plano diretor de informática, em que fique precisamente definido, dentro dos limites exigidos na Lei nº 8.666/93, os produtos a serem adquiridos, sua quantidade e o prazo para entrega das parcelas, se houver entrega parcelada; o resultado do planejamento mencionado no item anterior deve ser incorporado a projeto básico, nos termos do art. 6º, IX, e 7º da Lei nº 8.666/93, que deverá integrar o edital de licitação e o contrato;
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 2.094/2004-TCU-Plenário.
• 9.1.1. todas as aquisições devem ser realizadas em harmonia com o planejamento estratégico da instituição e com seu plano diretor de informática, quando houver, devendo o projeto básico guardar compatibilidade com essas duas peças, situação que deve estar demonstrada nos autos referentes às aquisições;
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 2.257/2005-TCU-Plenário.
• 9.2.6. estabeleça melhorias no planejamento das contratações de serviços de duração continuada, como os de ações de comunicação/publicidade, de forma a proceder ao regular certame licitatório, na época oportuna, evitando desta forma prorrogações de prazo por período superior ao permitido/estabelecido, como ocorrido com o contrato SERCOM 610.2.078.99-1;
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Acórdão 117/2006-TCU-Plenário.
• 9.2.1. realize minucioso planejamento, em harmonia com o Plano Estratégico do Ministério e com seu Plano Diretor de Informática, em que fique precisamente definido, dentro dos limites exigidos na Lei n. 8.666/1993, os produtos a serem adquiridos, sua quantidade e, se for o caso, o prazo para entrega das parcelas;
• 9.2.2. incorpore o resultado do mencionado planejamento no projeto básico, consoante os arts. 6°, inciso IX, e 7° da Lei n. 8.666/1993, o qual deverá integrar o edital de licitação e o contrato;

6
 
BRASIL. Tribunal de Contas da União. Decisão 408/1996-TCU-Plenário.
• [Relatório]5.4 [...] b) "o que se observa, claramente, sobretudo pelas datas em que transcorreu a licitação, é situação bastante comum em parte da administração pública: por falta de planejamento, acaba-se deixando para os últimos dias do ano o uso de recursos orçamentários destinados a material permanente. Criada a emergência, instala-se o caos pela necessidade de se apressar a todo custo os procedimentos legalmente exigidos para a aquisição. Entre perder os recursos ou atropelar os prazos, geralmente a administração opta pelo segundo";
• [Decisão]2. d) planeje suas compras, a fim de não incorrer no atropelo de formalidades prescritas em lei, tendo por objetivo evitar que se tornem indisponíveis, pela não utilização tempestiva, recursos orçamentários destinados à aquisição de material;